日ごろからの書類整理が大切

>

書類整理は大変な作業

色分けで一目見てわかるように

書類を保管する時に一目見ただけで分かるようにするには、書類の種類によって色分けすることが良いとされています。

最近のクリアファイルは、種類が豊富で様々な色が販売されています。
クリアファイルの色だけではなく、ファイルの中身の書類も、色のついた紙で仕訳しておけば、書類を使う際に簡単に見つけることが可能です。
ファイルの大きさもデスクの引き出しのサイズに、ピッタリあったものが簡単に見つかります。

最近の100円均一では、様々な種類のファイルが売られているので、お金をかける必要がありません。
ルーズに仕事をするには、自分が一目でこのファイルには何が入っているのかを把握して置けるようにしておけば良いと思われます。

書類の必要性を一目でわかるように

書類を作成する際に工夫しておいた方が良い方法があります。
これをするだけで処分する際にとても楽になることでしょう。

それは書類の内容が一目ですぐわかるようにするということです。
まとめてある書類の先頭の紙に、この書類が一体何なのか、一目でわかるように書いておくことが重要です。

日付、この紙が一体何のことで必要だった書類か、誰が作成した書類かなど詳しく書いておけばよりわかりやすいです。
何に使われた紙なのかを書く際に、なるべく短くまとまりのあった言葉を表記するのが良いとされます。
長く書いてしまうと、逆に分かりづらくなってしまう可能性があるからです。
処分する人が一目でわかりやすく記入することが、ポイントと言えます。


この記事をシェアする
TOPへ戻る